Diez consejos prácticos para el teletrabajo

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Quiero seguir el ejemplo de colegas y amigos que en los últimos días han abordado el tema del teletrabajo. El teletrabajo es una gran alternativa para mantenernos productivos durante este y otros periodos de crisis. El «distanciamiento social» y la «cuarentena» son respuestas responsables para afrontar la crisis generada por el COVID-19. Este artículo es punto de partida para empezar a practicar el teletrabajo. También incluye consejos prácticos sobre el ejercicio mismo del teletrabajo, útiles para todos los que buscan un mayor desempeño.

¿Qué es el teletrabajo?

Es una «forma de trabajo». El teletrabajo implica que las labores son realizadas desde una ubicación alejada y diferente las instalaciones definidas para tal fin. Es decir, el trabajador se distancia físicamente de colegas y utiliza tecnologías de información y comunicaciones (TIC) para mantenerse productivo. [Wikipedia][Organización Internacional del Trabajo]

¿Por qué es tan importante el teletrabajo?

Según Naciones Unidas, el teletrabajo es un habilitador clave para lograr los Objetivos de Desarrollo Sostenible. Para ser más precisos, el uso de TIC en el trabajo. No obstante, es un error dar por sentado que la sola implementación del teletrabajo tenga buenos resultados siempre. Debemos entender que el teletrabajo requiere, como muchas de las interacciones humanas a gran escala reglas claras. La disciplina y respeto de todas las partes involucradas es fundamental para su éxito. Las empresas, los trabajadores, los gobiernos y las entidades multilaterales son responsables de una buena implementación / adopción.

Para John C. Messenger – en su libro Telework in the 21st Century. An Evolutionary Perspective, podríamos hablar de tres generaciones de teletrabajo.

• Primera generación de teletrabajo: Oficina en el hogar.
• Segunda generación de teletrabajo: Oficina móvil.
• Tercera generación de teletrabajo: Oficina virtual.

Primera generación de teletrabajo: Oficina en el hogar.

El enfoque principal esta generación es reducir el tiempo de los desplazamientos (conmutación). La conmutación es uno de los retos más grandes de las metrópolis. Los retos asociados al transporte público, el movimiento masivo de personas y la contaminación son elementos que intenta atender el teletrabajo.

Segunda generación de teletrabajo: Oficina móvil.

La segunda generación es una evolución difícil de distinguir de la primera. Con el incremento de la capacidad de cómputo y las herramientas disponibles en los dispositivos móviles, adoptamos nuevas prácticas laborales. Computadoras portátiles, teléfonos «inteligentes» y tabletas son herramientas que nos permiten estar conectados siempre. A diferencia del Home Office, el trabajador de la oficina móvil podía ejercer sus labores desde cualquier lugar.

Tercera generación de teletrabajo: Oficina virtual.

Las primeras dos generaciones hacen referencia a trabajadores tradicionales, por llamarlos de alguna manera. Su objetivo general era simplificar el trabajo de la oficina o «en sitio». El teletrabajo era hasta entonces, una extensión del trabajo tradicional de oficina. Ahora nos enfrentamos a una situación distinta. Los equipos de trabajo puede que nunca hayan visitado una oficina. Es posible que estos equipos solo se conozcan de forma remota o incluso solo conozcan sus voces. Desde luego, esto supone que el concepto mismo de oficina evoluciona. Ahora tenemos una organización virtual, es decir, que no existe en el mundo real. Existen ejemplos dignos de estudiar como GitLab o Zapier.

Ventajas del teletrabajo

Podríamos debatir largo y tendido sobre los beneficios del teletrabajo. Sin embargo, los beneficios de algo solo llegan si se realiza de forma correcta. El teletrabajo supone entonces beneficios indiscutibles para los trabajadores, las empresas y la sociedad en general, si se aplica correctamente.

Ventajas del teletrabajo a nivel personal

• Mayor autonomía, flexibilidad y movilidad. Para los trabajadores del conocimiento y la información, estos factores son potenciadores de la productividad y la motivación.
• Más tiempo personal y familiar. Al eliminar los tiempos de conmutación se dispone de más tiempo libre o para destinación personal. Recordemos que, en algunas ciudades muy pobladas o densas, este tiempo puede superar las 2 horas diarias.
• La capacidad de elegir o «ensamblar» su propio y muy personal espacio de trabajo.

Hablar de otros beneficios como «menos estrés» sería anticipar beneficios difíciles de validar. Sin embargo, podríamos incluir entre ellos:

• Menos estrés al conducir menos o al evitar las multitudes de los transportes públicos masivos.
• Mejor estado de salud al reducir la exposición al tráfico y contaminación asociada a la combustión.

Ventajas del teletrabajo a nivel profesional y productivo

También debemos considerar ventajas para las personas a nivel profesional, y para las empresas a nivel productivo.

• Acceso a mercado global. El teletrabajo ofrece más y mejores oportunidades a nivel global. Pero recordemos que esta es un arma de doble filo. Un teletrabajador compite a nivel global o regional. Por ejemplo, alguien en Colombia puede competir por plazas en Estados Unidos o Canadá – siempre y cuando domine el idioma. Las empresas por su parte pueden acceder a talento especializado en ubicaciones remotas.
• Mayor productividad laboral. Este beneficio depende mucho de la disciplina y capacidad de concentración del trabajador. Así mismo, es un reto para las empresas, porque deben mejorar sus procesos para incorporar a los trabajadores remotos.
• Reducción del absentismo laboral. La posibilidad de manejar el horario flexible permite, entre muchas cosas, resolver temas personales sin afectar la productividad laboral. La realización de actividades como ir al médico o asistir a la escuela de los hijos supone ausentarse del trabajo. El teletrabajo ofrece flexibilidad y exige mayor compromiso. Ausentarse es mucho más complejo y difícil de justificar. El trabajo estará orientado a objetivos y no a «horas en la oficina».

Ventajas para la sociedad y los Estados

• Menor movilidad y problemas asociados con el tránsito (accidentes, contaminación, estrés, conflictos y riñas)
• Mejor calidad de vida de los trabajadores
• Mayor productividad implica más impuestos y mayor recaudación
• Menor dependencia en el petróleo y sus derivados

Dos caras de la moneda del teletrabajo

Todos estos beneficios solo existen en un imaginario de teletrabajo «bien implementado» y de forma responsable. El teletrabajo puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza. Si los individuos que lo practican desconocen la importancia del trabajo en equipo y la disciplina los beneficios nunca llegarán. Por ejemplo, Marissa Mayer, CEO de Yahoo eliminó la política de trabajo desde casa. Y sus razones eran validas, el teletrabajo era una excusa para ausentarse y evitar el trabajo en equipo. La productividad de la empresa era, por lo menos, inferior a la de sus competidores. Los beneficios del teletrabajo nunca llegaron. La cultura del trabajo en equipo no existía.

El teletrabajo puede ser usado de forma excepcional o de forma desastrosa. Los grandes ejemplos de éxito del teletrabajo exponen con claridad la importancia de mantener el «espíritu de equipo». Por eso es tan importante realizar «bien el teletrabajo» y ser un «buen teletrabajador». La lista a continuación presenta 10 consejos prácticos para el teletrabajo que todos deberíamos implementar.

Consejos prácticos para el teletrabajo

Recordemos que el teletrabajo es una herramienta. Como otra cualquier herramienta, el éxito y la calidad del resultado depende mucho de quién la usa. Determinar que una herramienta es útil por sí misma es un error común de quienes suponen siempre «el mejor esfuerzo». Así que a continuación presentamos diez consejos prácticos para el teletrabajo, y en particular, el buen teletrabajo.

1. Horario de trabajo y ritmo sustentable

Aunque suene contradictorio, no establecer un horario definido de trabajo supone un gran problema. Y digo un horario para la mayoría de los días laborables, y no necesariamente todos. La ausencia de un horario puede resultar en dos cosas:

1. Un horario extendido que nunca termina. Al estar desde casa, muchos intentamos compensar nuestra ausencia física con más horas de trabajo. Esto es particularmente cierto cuando somos parte de un equipo que «asiste a la oficina». También puede presentarse cuando tenemos compañeros que trabajan a toda hora (workaholics).
2. El horario flexible implica que no trabajas lo suficiente. Y este es otro error común, pensar que flexible significa «de vez en cuando».

Cuida el esfuerzo y respeta el tiempo de los demás

Debemos recordar que la cantidad de horas que invertimos en el trabajo es una decisión personal. Una decisión que depende del contexto de cada individuo, su edad, o su estado de salud. También depende de las personas que nos rodean, si vivimos en solos, con nuestra pareja o en familia con nuestros hijos.

Sin embargo, no tener un horario definido es posible. Por eso he incluido el segundo término, el «ritmo sustentable». Más allá del horario, debemos ser capaces de mantener nuestro ritmo productivo de forma «indefinida». Trabajar por ráfagas a diferentes intensidades es natural para el cerebro y el cuerpo. No obstante, supone un agotamiento en el mediano y largo plazo. Nuestro cerebro racional debe apoyarnos para mantener un ritmo constante, saludable y sustentable. Si trabajamos en equipo debemos comprender que no todos pueden mantener nuestro ritmo y horarios, y debemos ajustarnos.

2. Mantener el equilibro

De la mano con lo anterior, el segundo consejo hace referencia a mantener el equilibro. Muchas veces en mis clases sobre liderazgo le pregunto a mis estudiantes «¿qué es un jefe tóxico?». A esta pregunta todos responden cosas negativas: mala convivencia, mal trato a los subalternos y en general «mala vibra». Pero no es siempre el caso. ¿Qué pasa si el trabajo es tan bueno y el grupo tan agradable que descuidamos otros aspectos de nuestra vida? ¿Qué pasa si por trabajar con tanta pasión y amor, afectamos nuestra salud o la convivencia en familia?

Mi caso personal de trabajo más allá del deber

Para poner un ejemplo quiero contarles lo que me sucedió hace algunos años. Tuve la fortuna de trabajar con un emprendedor – hoy un empresario muy reconocido. Recuerdo largas y emocionantes jornadas de trabajo de domingo a domingo. Recuerdo trabajar hasta tarde los días entre semana. Sin notarlo, e incluso disfrutando un poco ese verdadero frenesí laboral. Pero poco a poco se iban deteriorando otros aspectos de mi vida personal. Nuestras relaciones de pareja y en general nuestra capacidad de interactuar en otros contextos se estaba limitando. Un día comencé sentirme mal porque no estaba conectado trabajando como el resto del equipo. En un momento alguien que estaba conmigo me preguntó «¿pero espera, también trabajas el domingo?». Yo había perdido por completo el equilibrio y no sabía cuándo parar.

El teletrabajo es una gran herramienta que, mal administrada, puede consumir al trabajador. No en vano existen memes sobre trabajar en pijama y desde la cama. ¿Cuál es tu jornada laboral? ¿Crees que es saludable trabajar hasta el profundo agotamiento para luego irte de vacaciones?

3. Un espacio dedicado a trabajar

Muchos imaginan el trabajo desde casa como estar cómodo en el sofá con la tele encendida. Imaginan cualquier espacio de la casa como la mesa del comedor o la cama como escenarios ideales. Tal vez todos hemos pasado por allí. Puede que sea útil para cortos espacios de tiempo u ocasiones extraordinarias. En mi caso, nunca funciona por más de un par de horas.

Si la idea es hacer del teletrabajo tu estilo vida, debes buscar un espacio dedicado al trabajo. O varios espacios. Hoy en día el coworking (oficinas compartidas) son una gran opción y ofrecen planes para los trabajadores nómadas. Así mismo, algunos locales de café o alimentos ofrecen espacios de trabajo muy agradables.

En mi caso personal, he organizado una pequeña oficina en un área aislada de la casa. Lejos de áreas comunes como la sala, el área de tele y los video juegos. Puedo aislarme del resto y tener una sensación de «modo de trabajo» sin afectar a los demás. No solo es práctico, evita que durante sesiones de trabajo o videoconferencias tenga ruido de fondo o sucedan escenas inesperadas.

Esta separación mental es necesaria para mantener el ritmo sustentable. Recuerda, el equilibrio entre el trabajo, la familia y el tiempo personal, es también un tema de espacio.

4. Organización y disciplina

El teletrabajo depende en un 100% de su capacidad de autoorganización. La procrastinación, esa maravillosa capacidad humana de posponer las cosas que debemos hacer, será su peor enemiga. Si nunca ha sido una persona muy disciplinada, le recomiendo ayudarse con alguna técnica de autogestión. Dos técnicas muy famosas son la Técnica Pomodoro o GTD (Get Things Done).

También existen herramientas de SW muy sencillas. Algunas de ellas gratuitas. Microsoft To Do (antes Wunderlist) o Google Tasks pueden ser de gran ayuda si se usan con regularidad y disciplina. También existen sistemas más complejos de organización como Trello o Asana – esta última es de mis favoritas. Aplicar técnicas ágiles de gestión como Kanban pueden ser de mucha utilidad para equipos distribuidos. Scrum puede ser un marco general de trabajo en equipo que también es útil en entornos remotos o virtuales.

5. Infraestructura adecuada

Este es mi consejo favorito. Como buen Geek, disfruto profundamente de los «juguetes» o «gadgets» asociados con el trabajo. Si me conoce personalmente sabe que tengo algunos favoritos y cargo con varios de ellos todo el tiempo. Pero acá lo importante del consejo es, no sea tacaño. Va a invertir gran parte de su tiempo de vida trabajando. Una buena silla y un buen escritorio son fundamentales. Tener múltiples pantallas, un buen teclado, un buen ratón también ayudan a mantener una buena salud.

Cuando el teletrabajo es la norma, su espacio de trabajo debe ser muy cómodo y ergonómico. Considero muy gracioso y contradictorio ver personas que trabajan siempre desde casa en diminutas pantallas de 13″ o 14″. Esto me recuerda a los años 80’s a 90’s. Los veo con las manos torcidas en posiciones poco naturales usando el trackpad o touchpad.

Movilidad y productividad

Usted tiene dos frentes de trabajo, mejorar la movilidad e incrementar la productividad. Sea ligero y robusto.

• Si usa sus dispositivos en sitios fijos y determinados compre más de un cargador y déjelo en cada lugar. Nada más tedioso y dañino para los cables y adaptadores que el juego de «conectar y desconectar». Aligere el viaje.
• Si realiza llamadas o videoconferencias invierta en un dispositivo con cancelación de ruido en el micrófono. Mis favoritos Plantronics Voyager 5200 y el Logitech G533. Recuerde cada vez que en una llamada o videoconferencia escucho el ruido de fondo de otra persona. Lo peor es no poder escuchar o ser escuchado. Por respeto a los demás y para mantener la productividad debe garantizar que es escuchado fuerte y claro.
• En casa debería tener al menos un monitor independiente de 23″ o 27″ para optimizar su trabajo principal. Yo prefiero más de uno, por temas personales y de ego, pero es una buena inversión.
• Teclado y ratón independientes del computador portátil. Mis favoritos Logitech K750 (inalámbrico y solar) y el Magic Mouse de Apple.
• Una buena conexión a Internet. Utilice una red preferiblemente cableada y no solo WiFi. En mi caso, tengo una red con TP-Link Deco Home Mesh. Es por mucho la mejor inversión en infraestructura a la fecha. Ya no hay discusiones sobre la cobertura del WiFi o la cantidad de dispositivos conectados.

Invierta en la mejor silla que pueda comprar. Su espalda, brazos y capacidad de dormir se lo agradecerán. Consulte si es necesario con un especialista en ergonomía.

6. La nube como el mejor aliado

Para mejorar la movilidad – y ser más ligero, puede usar múltiples dispositivos. Por ejemplo, si usted tiene más de un computador, puede sufrir con la sincronización de archivos, versiones. Frases como «lo tengo en el otro computador» parecen anacrónicas, pero son más comunes de lo que pensamos. Invertir en un sistema de archivos en la nube como DropBox, Google Drive o One Drive es la mejor decisión. No solo se trata de mantener los archivos actualizados y sincronizados también de copias de respaldo y acceso via navegador Web.

La nube no solo ofrece almacenamiento. GSuite, Office 365 y ZoHo One ofrecen aplicaciones en la nube como editor de texto, hoja de cálculo y presentaciones. Pero podemos encontrar mucho más, desde un gestor de proyectos y herramientas colaborativas, hasta sistemas empresariales. Es un mundo de posibilidades.

En mi caso, uso Google Docs desde 2008. Bueno, así se llamaba antes. Hoy, agradezco haber tomado esa decisión. Nunca más perdí un archivo o una presentación. Tengo versiones de todos mis documentos y siempre estoy listo para dar una conferencia.

7. Videoconferencias y llamadas de calidad

Puede que usted sea un ser extraño, un ermitaño laboral. Puede que no requiera de trabajar o interactuar con otras personas. Hay una gran cantidad de labores que no requieren interacción alguna con otros individuos. Pero la mayoría de nosotros necesita, y quiere, interactuar con otras personas. Contar con las herramientas idóneas para realizar una llamada o realizar una video conferencia es fundamental. El teletrabajo requiere herramientas para compartir pantalla o trabajar de forma colaborativa en documentos y archivos. Existen en el mercado herramientas como Microsoft Skype y Microsoft Teams, Slack, Zoom.US y las herramientas de Google (entre ellas Hangouts). Algunas son más populares y efectivas que otras.

También recuerde tener una buena cámara. Prácticamente todas las computadoras portátiles de hoy en día traen una incorporada. Pero también un micrófono y unos buenos auriculares. Sea un profesional.

En mi empresa usamos Zoom. Zoom es increíblemente simple a intuitivo. La versión paga permite grabar y almacenar las reuniones y presentaciones. Existen otras opciones como Microsoft Teams, que considero es uno de los grandes jugadores en el mundo del teletrabajo. La gran ventaja de los productos de Microsoft es su integración con toda la suite de Office.

8. Un buen proveedor de Internet

Para quienes trabajan desde casa, contar con un proveedor de Internet puede hacer la experiencia muy satisfactoria. No hay mayor frustración que intentar conectarse a una videoconferencia y que el proveedor de Internet falle. Como mejor doctor que en medio de la cirugía más retadora es víctima de un corte de luz. De qué sirve ser – o intentar ser – el mejor, si tus proveedores te dejan solo. Este es un verdadero desafío para quienes vivimos en países en vías de desarrollo. Algo tan básico como un buen canal de Internet puede ser todo un reto. Más aún si no vives dentro de una ciudad capital – porque a veces ni en los suburbios tienes buena cobertura.

Utiliza diferentes proveedores de Internet, uno para tu casa y otro para tu teléfono móvil. Al menos tienes un plan de contingencia. Considera un buen plan de datos para tu móvil. Contempla un buen canal o ancho de banda para tu casa. Haz las pruebas necesarias.

9. Desconéctate y comparte con otros

El teletrabajo puede sumarse a otros hábitos de nuestro tiempo. Un maratón de tu serie favorita en un servicio de Streaming. Jugar partidas interminables de COD (Call of Duty), LOL (League of Legends), Overwatch, Fortnite o Minecraft. La dependencia en nuestro tiempo sobre la tecnología puede hacer que tu vida personal se vuelva solitaria y algo monótona. Al iniciar con el teletrabajo puede parecer que todo anda de maravilla. No obstante, con el pasar de los meses y los años puedes terminar solo y deprimido. Y no es broma. Desconéctate.

Tener actividades que te relacionen con otros es clave. Te ayuda a mantener el equilibro mental y estar feliz. Puede ser algo simple, como un grupo de amigos para montar bicicleta. O puede ser hacer planes en pareja. Tal vez, ser tener un cómplice para hacer un tour de hamburguesas ó hotdogs. Recuerda, relacionarse bien con otras personas es el secreto de la felicidad. El teletrabajo puede alejarte. Poco a poco perderás la práctica y la empatía. Olvidarás como interactuar y comportarte en sociedad. No dejes que la tecnología te consuma.

10. No estás solo, juega en equipo

Dejé este consejo para el final. Si has dedicado tiempo a leer el artículo completo, llegarás al más valioso de los consejos. El teletrabajo exige mayor compromiso con el equipo (teamwork). Todos, sin excepción, debemos comprometernos con el equipo. Los equipos virtuales pierden lo que se conoce como «comunicación osmótica«. Si un equipo no puede reunirse físicamente o esta sujeto a una cuarentena sufre para consolidar el espíritu de equipo. Muchas veces no hay ni siquiera identidad de equipo, solo somos extraños trabajando juntos. Estos elementos, tan característicos de un equipo de alto desempeño, sufren ante el teletrabajo. Yo creo que la comunicación constante y bien manejada es fundamental para lograr la cohesión. Y no me refiero a hacer reuniones por reuniones. Consolidar la confianza entre las personas del equipo que requiere esfuerzo y dedicación de todos.

Implicaciones del teletrabajo

El trabajo en equipo para los teletrabajadores implica:

• Comprender que no todo se puede discutir vía correo electrónico o mensajería instantánea (WhatsApp o Telegram)
• Mejorar el uso del idioma como herramienta primaria de comunicación. La redacción, la puntuación y hasta el uso de mayúsculas es importante.
• Dominar y cuidar la comunicación no verbal. Es importante tu forma de vestir. Y con esto no me refiero al estilo, me refiero al respeto a los demás. Los pijamas claramente expresan desinterés por la reunión. Estar en tu cama mientras tienes una videoconferencia expresa que esa actividad no estaba entre tus prioridades. Cómo te sientas y dónde están tus manos puede hacer una gran diferencia en la percepción de los demás.
• Tener un horario de equipo. Esto puede jugar en contra de la autonomía y el horario flexible individual. Siempre he dicho, no puedes jugar un partido de fútbol si cada jugador escoge su horario. Algunas veces es importante que estemos todos juntos, disponibles y no necesariamente reunidos en una conferencia. Saber que el otro está disponible por sí lo necesitas, también ayuda a construir equipo.

Conclusiones y recomendaciones finales para el teletrabajo

Espero que estos consejos prácticos para el teletrabajo les sean de mucha utilidad. El teletrabajo es una opción real para muchas empresas y trabajadores. Casi siempre requiere un ajuste a las reglas de juego para entregar los mismos o mejores resultados. Debemos repensar la forma de trabajar como individuos, como empresa y como sociedad. La tecnología es un habilitador del teletrabajo, pero exige disciplina y el respeto por el trabajo de los demás. El teletrabajo exige mayor colaboración y trabajo en equipo.

No es tarea simple, y menos ahora bajo presión. ¿Pero si no es ahora, cuándo? Los invito a dejar sus comentarios, y si he dejado algo por fuera, por favor, compartan su experiencia y aportes.

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