Los proyectos son parte fundamental de nuestras vidas. Tanto a nivel personal como profesional, los proyectos son vehículos de cambio necesarios para llevar progreso a las personas, familias, empresas y sociedades. No obstante, la gestión de proyectos no es algo que enseñen en la escuela o incluso en la universidad. Muchos han de tomar un programa educativo especializado para abordar la gestión de proyectos como algo importante que requiere un aprendizaje serio y estructurado. No obstante, con la virtualización de muchas empresas a causa de la pandemia de la COVID-19, contar con el conocimiento adecuado y buenas herramientas de gestión de proyectos es fundamental para garantizar, ya no solo el éxito de las iniciativas, sino la supervivencia de las empresas.
Afortunadamente, hoy existen herramientas de gestión de proyectos para todos los gustos y necesidades, capaces de adaptarse al conocimiento y la rigurosidad de cada persona y grupo de trabajo. Muchas de estas herramientas son herramientas nativas en la Nube – es decir que nunca existieron como sistemas empresariales – que sacan el máximo provecho de las ventajas de la Web y que tienen en su ADN claro el concepto de experiencia de usuario o UX.
Aquí les dejo un listado de las mejores herramientas de gestión de proyectos – sería un error ingenio pretender que todas las herramientas sirven para lo mismo, y por eso mismo entrego la lista segmentada en pequeños equipos informales, equipos más estructurados y grandes empresas.
Herramientas de gestión de proyectos para individuos y equipos pequeños o informales
Si usted hace parte de un pequeño equipo de trabajo, desea dar seguimiento a algunas tareas dentro de un proyecto, o es responsable del seguimiento sobre el trabajo de otras personas le recomiendo las siguientes herramientas:
1. Trello: Para principiantes
Aunque muchos no la reconocerían como una herramienta de gestión de proyectos, Trello es un sistema basado en Kanban para dar seguimiento a las actividades de un equipo pequeño de trabajo. Hace algún tiempo fue adquirida por Atlassian – los mismos de Jira y BitBucket.
Sin las avanzadas opciones de seguimiento o los reportes de desempeño, Trello puede ser la mano derecha de la persona a cargo de dar seguimiento a las actividades de un equipo o incluso un centro completo de comunicación para equipos que desean compartir información acerca de su trabajo sin morir en el intento.
Trello ofrece un plan gratuito que de seguro cubrirá las necesidades de la mayoría de los equipos pequeños. No obstante, las opciones de reporte son muy limitadas y no existen mecanismos para el análisis del desempeño. Es decir, Trello responderá muy bien la pregunta «¿en qué estamos?» pero no «¿cómo vamos?».
2. Teamwork: Simplicidad y poder
Podríamos resumir Teamwork como una versión avanzada de un tablero Kanban. Al igual que muchas otras herramientas del mercado, su interfaz se basa en tableros de tarjetas con las tareas del equipo.
Teamwork es una herramienta más estructurada que permite activar o desactivar funciones, característica muy útil para equipos en proceso de consolidación. Madurar sus prácticas puede darse de la mano de Teamwork al activar determinadas funciones.
Teamwork ofrece además de las tareas básicas, un esquema de desglose y priorización del trabajo que permite un mejor seguimiento. Así mismo, ofrece mejores reportes y por lo tanto responde a la pregunta «¿cómo vamos?». Incluye además gestión de riesgos, tiempo y facturación. Ideal para equipos de agencias u oficinas de consultoría u otros servicios empresariales.
Herramientas de gestión de proyectos para equipos estructurados
Las herramientas de gestión de proyectos ya mencionadas también son útiles para equipos bien estructurados. Sin embargo, en muchos casos los equipos estructurados requieren más funcionalidades asociadas al gobierno y visión general del portafolio de proyectos. En este sentido, más allá del trabajo en equipo, las herramientas a continuación contemplan una visión más estratégica de la ejecución de los proyectos.
3. Wrike: Listos para ir a lo grande
Wrike es una gran herramienta de gestión de proyectos diseñada para ir a lo grande – o escalar. Wrike es una herramienta de gestión que ha sido merecedora de varios reconocimientos y que acaba de ser adquirida – o está en proceso de ser adquirida – por Citrix.
Wrike tiene un entorno simple y configurable. Permite el diseño de flujos de trabajo automatizados. Su diagrama de Gantt es potente y recuerda varias herramientas de escritorio de otro tiempo. Permite además la creación de tableros de trabajo personalizados para equipos e individuos.
Dentro de sus funciones Wrike permite la gestión de tareas, subtareas y cronogramas, flujos de trabajo compartidos, comunicación en tiempo real y otras herramientas de colaboración.
4. GitLab: Todo-en-Uno para desarrollo de SW
No puedo dejar esta categoría sin mencionar GitLab. GitLab es una herramienta orientada al desarrollo y/o mantenimiento de SW y es todo-en-uno. A diferencia de otras soluciones del mercado, GitLab tiene un esquema de licenciamiento simple y eficiente que permite a los equipos acceder a todas las funcionalidades sin necesidad de plug-ins – cosa que personalmente me aburre y que al final hace sencillo calcular el TCO.
GitLab ofrece un sistema de seguimiento sobre tableros Kanban con altos niveles de personalización. Permite la visualización del trabajo de acuerdo a un Roadmap y el progreso de acuerdo al avance de las tareas. Además, apoya labores particulares del desarrollo de software, como la inclusión de los pipelines – flujos de automatización -, integración directa con el SCM y los flujos de aprobación para merge requests. Dentro de sus características destacables considero la inclusión por defecto – licenciamiento Gold – el análisis estático y dinámico de seguridad para aplicaciones y código fuente – excepcional para equipos profesionales de desarrollo.
GitLab es sencilla, pero no trivial. Para obtener el mayor provecho de la herramienta es necesario contar con un modelo maduro de gestión, desde el trabajo cotidiano hasta el seguimiento al portafolio con Épicas – al estilo Lean Porftolio Management.
5. Monday.com: El favorito de muchos
Si bien, no me considero un experto en Monday.com – y ninguno de mis clientes usa esta herramienta que antes era conocida como dapulse – es una herramienta orientada a la organización del trabajo – asignación de tareas y seguimiento al avance. Aunque no podríamos decir que es una herramienta de gestión de proyectos. Al igual que otras herramientas – como Wrike, aquí mencionada – es más una versión avanzada de Hoja de Cálculo con reportes visuales.
Sin embargo, Monday.com es un poco más compleja de personalizar, usar y de obtener soporte – comparada con otras herramientas dentro de su segmento y similar costo – como Airtable o Asana.
Herramientas de Escala Empresarial
En algunas situaciones, la gestión de proyectos es parte esencial del negocio de una empresa – o en ocasiones un grupo de empresas. Para estos casos, se requieren herramientas que se integren de forma automática con otros sistemas empresariales complejos como ERP, CRM o sistemas contables donde se hace la imputación de los costos actuales de los proyectos.
En otras ocasiones es prudente visualizar la estrategia, los portafolios y la estructura de objetivos tácticos de manera clara (simplificando procesos de planificación, gestión presupuestal y seguimiento a la ejecución de la estrategia). Estas opciones son solo útiles si la organización a cargo de los proyectos y equipos es de gran tamaño y de una estructura compleja.
En esta categoría se encuentran las herramientas empresariales.
6. Planview Enterprise One: Sin competencia
Existen muchas herramientas excelentes, pero solo hay una clasificada como líder indiscutible de mercado dentro del Cuadrante Mágico de Gartner por varios años: Planview Enterprise One.
He tenido la fortuna de colaborar en proyectos de implementación y/o integración de este gran producto en empresas de gobierno y privadas de diferentes sectores y – sin ser experto – cada vez me asombro del producto. La compañía detrás de Planview (el producto) también tiene un agresivo plan de mejoras, adquisiciones y fusiones que hacen del producto, una verdadera joya.
A lo largo de los últimos años Planview ha incorporado importantes mejoras en la interfaz – aunque considero que aún hereda muchas «interacciones» de épocas pasadas.
Planview cuenta, entre otras cosas con un sistema de Gestión de la Innovación – heredado de la adquisición de Spigit. También incorpora de manera natural la gestión de proyectos ágiles, tradicionales e híbridos (mixtos). Planview permite integrar fácilmente MS Project para quienes usan dicha herramienta en sus equipos Windows.
Aún más sorprendente de Planview es su esquema de licenciamiento que está lejos de ser el más costoso del mercado – aunque el costo de implementación puede ser alto, ya que todas esas funcionalidades requieren de un partner (aliado de Planview) para su correcta configuración.
7. ZoHo Projects: Mención de honor
ZoHo Projects es una herramienta de gestión de proyectos muy simple y parametrizable. Permite visualizar los proyectos de forma tradicional (a través de la línea de tiempo y el diagrama de Gantt) o como un sistema Kanban (tarjetas en un tablero).
ZoHo Projects cuenta además con un modelo de gestión de portafolio interesante y muchas opciones de parametrización integradas a sus otras herramientas.
Lo mejor de ZoHo es su precio.
Extra: LiquidPlanner
Dude si debía o no mencionar a LiquidPlanner. LiquidPlanner es una herramienta que intenta hacer muchas cosas para muchos tipos de usuarios e industrias. Eso para mí es un «contra» pero para muchos de sus seguidores es un «pro».
Para mí, tantas funciones implican una complejidad adicional que aleja la herramienta de la mayoría de los usuarios – y aun así no ofrece la potencia de Planview u otras herramientas empresariales.
¿Falta alguna otra herramienta de gestión de proyectos?
¡Por supuesto! Hay cientos de herramientas en el mercado para la gestión de proyectos, y seguro esperabas ver algunas aquí mencionadas como: Asana, Atlassian Jira, Workep o Clarizen. Déjame saber en los comentarios qué herramientas usas y qué opinión tienes de ellas.
