Si bien, Iniciar un proyecto siempre tiene sus retos, eso no significa que sea una tarea muy compleja. Puede que seas un experto con mucha experiencia dirigiendo proyectos, o un novato en esta profesión, es posible establecer una pequeña secuencia básica de pasos para elaborar un proyecto. Y te anticipo, la forma como inicias tus proyectos, es fundamental para aumentar las probabilidades de éxito de tu proyecto.
¿Qué es un proyecto?
Cuando le pregunté a la versión más reciente de Copilot / Bing Chat, respondió:
Un proyecto es la planificación y ejecución de una serie de acciones que, con el fin de lograr un objetivo determinado, se llevan a cabo. En otras palabras, un proyecto es la ideación de una tarea determinada, para la cual establecemos el modo en el que se va a realizar.
En el proyecto se debe recoger una planificación del conjunto de actividades, así como la forma de llevarlas a cabo.
Por último, el proyecto también debe incluir el detalle del conjunto de recursos y medios necesarios para llevarlo a cabo.
Un proyecto puede ser de una infinidad de tipos, dependiendo de su finalidad, contenido, financiación, complejidad, entre otros. Los elementos vitales que configuran un buen proyecto son: tiempo, alcance, coste, organización y planificación, gestión de stakeholders o interesados, comunicación, asignación de tareas y resultados.
Las 5 cualidades que definen un proyecto
Dice muchas cosas, pero te ayudo a rescatar las 5 cosas más importantes:
- Un proyecto es un emprendimiento para lograr un objetivo específico. Por ejemplo, cuando decides realizar unas vacaciones. Todo el esfuerzo que pongas en conseguir el dinero, planificar las vacaciones, realizar las reservas, viajar y disfrutar tus vacaciones son, conceptualmente un proyecto, lo hagas de manera consciente o no.
- Los proyectos existen, de siempre. Son vehículos de cambio y transformación, y seguramente has liderado o participado de ellos sin saberlo. Acá lo importante, es su temporalidad – siempre tienen un inicio definido y un fin planificado – es decir, inicias sabiendo que, en algún momento el proyecto culminará.
- Todo proyecto requiere de recursos, entre ellos, el más importante para mí, el equipo de trabajo – para mi es una categoría aparte, pero académicamente hablando, el equipo siempre se incluye en los recursos. Además del equipo, el dinero, el tiempo, las materias primas, la maquinaria que te ayuda a transformar esas materias primas.
- La gestión del proyecto es parte integral del proyecto. Si retomamos el ejemplo de las vacaciones y asumimos que son vacaciones con amigos, gestionar las comunicaciones con tus amigos para decidir el destino, la duración, confirmar las reservas y mantenerse todos informados, es parte integral del proyecto mismo de vacaciones. Y te aseguro, todos recordaran unas buenas o malas vacaciones, pero nadie recordará que tan bien gestionaste las comunicaciones, o a los interesados.
- Aunque no sucede con mucha frecuencia, puedes cambiar todo el plan de un proyecto, pero nunca su objetivo. Si cambias de objetivo o finalidad, tienes un nuevo proyecto.
Ahora, continuemos con los pasos.
Paso 1: Definir el objetivo del proyecto
Lo primero que debes hacer para arrancar con tu proyecto es definir el objetivo: ¿cuál es el objetivo del proyecto? ¿Por qué hemos decidido iniciar el proyecto? ¿Qué resultado esperamos alcanzar al final?
Cada proyecto es único, incluso si realizas dos proyectos con el mismo objetivo, es poco probable – por no decir imposible – que los realices al mismo tiempo, en el mismo lugar, con el mismo equipo y para las mismas personas o clientes. De seguro, cada proyecto tiene algo diferente. Y eso hará que tus pasos a seguir no sean necesariamente los mismos.
Si el objetivo de tu proyecto es construir una casa, seguramente seguirás un plan diferente que si deseas investigar sobre la vacuna para una enfermedad. Sin embargo, ambos proyectos necesitan que tengas claro el objetivo.
Paso 2: Establecer el modelo de gestión.
Es fundamental establecer, desde el comienzo, los pasos a seguir para llevar a cabo un proyecto de forma exitosa. Este inicio es un momento clave que, parece simple, pero de realizarse correctamente aumenta de forma considerable las probabilidades de éxito. Debes establecer un modelo de gestión del proyecto que se ajuste al contexto o la realidad. Muchos ignoran la necesidad de establecer «las reglas de juego» y cometen el error de pensar que debes realizar siempre los mismos pasos para realizar todos los proyectos. ¿Nunca estuviste en una reunión donde alguien dijo, todos los proyectos deberían hacerse con Scrum?
Ciclo de vida y fases del proyecto
Todos los proyectos tienen un ciclo de vida, y esto se debe a que todo proyecto tiene un inicio y un fin. No es posible iniciar un proyecto sin tener en mente la meta o el objetivo a alcanzar, incluso si no es posible determinar el resultado exacto que se espera al finalizar. En mis clases, siempre repito que los proyectos son vehículos de cambio, transformación y evolución. Los proyectos son instrumentos que nos llevan del estado A al estado B.
Esta condición de temporalidad, es decir, que todos los proyectos se definen con un inicio y un fin en mente, determinan lo que se conoce como el ciclo de vida. Y el ciclo de vida, marca los pasos que debes realizar o seguir para definir, ejecutar y cerrar un proyecto.
Las fases de un proyecto hacen referencia al momento en el tiempo del proyecto. Cada fase tiene un tiempo – momento – y un objetivo principal. Sin embargo, no esperes encontrar una descripción detallada de cada una de las actividades que han de suceder en cada fase. Muchas actividades dependen de la naturaleza del proyecto y lo que deseamos lograr. El objetivo de la fase es el mismo, las actividades para realizarla son diferentes.
La fase que nunca existió: control del proyecto
Antes de avanzar, es posible que te preguntes, y ¿qué pasa con la fase de control? Este es un error muy común, definir el control como una fase. La realidad es que el control es más una «categoría de actividades» a lo largo de todas las fases. Muchas personas confunden el control con una fase, así que no te debes sentir mal, solo recuerda que el control es como el respirar de los proyectos, sucede todo el tiempo. Aquello que no se controla, no se puede gestionar ni mejorar.
Paso 3: Identificar los recursos disponibles
El tercer paso es desde luego identificar los recursos disponibles. Es decir, responder a la pregunta ¿con qué contamos para realizar el proyecto?
Y lo primero y más importante es conocer, identificar, asignar, reclutar o contratar a las personas que nos acompañarán en el proceso. Sin personas, no existen proyectos. Sin personas, los proyectos no tienen sentido.
El equipo del proyecto
Todo proyecto necesita un equipo. El equipo y las habilidades que necesitas para completar el proyecto. Cuando identificas los recursos – entre esos el dinero que te ayudará en muchos casos a contratar o financiar el equipo de trabajo, la maquinaria, y los insumos y materiales, mi primer consejo es que te enfoques en las personas que te ayudarán a lograr el objetivo del proyecto.
Para hacerlo, te invito a reflexionar sobre las siguientes preguntas relacionadas con las personas que te acompañarán a sacar adelante tu proyecto:
- ¿Qué habilidades deberían tener esas personas?
- ¿Qué experiencia sería provechosa o aceleraría el avance del proyecto?
- ¿Cuándo deberían unirse al proyecto y con qué disponibilidad?
- ¿Puedes pagar bien a esa persona? ¿Qué mecanismos de retribución puedes definir en tu proyecto?
Ejemplo de estructuración de equipos de proyecto
Vamos de nuevo con nuestro ejemplo. Tu proyecto es la construcción de una pequeña casa de descanso a las afueras de tu ciudad. Para construir tu casa podemos dividir el proyecto en tres etapas:
- Diseñar la casa
- Construir la casa
- Amoblar la casa
Para cada una de esas etapas de tu proyecto necesitas diferentes habilidades, y algunas de ellas tendrán roles con participación mayor en diferentes etapas. Es así que, en la etapa de diseño necesitarás arquitectos y diseñadores profesionales para tener una buena casa. Si el terreno tiene algún reto particular para el diseño de la estructura o los accesos, seguramente participarán algunos ingenieros.
No obstante, al construir necesitas mano de obra calificada para construir y los arquitectos e ingenieros seguramente participen parcialmente pues, no son ellos quienes construyen.
Al amoblar la casa seguramente necesitarás personas capaces y con experiencia en diseño de interiores que te ayuden – si así lo deseas – a escoger desde los colores de las paredes y los materiales de los pisos, hasta los muebles.
Como ves, en cada etapa necesitas diferentes capacidades y habilidades y tu trabajo es, anticipar de alguna medida esas capacidades y el equipo de personas que podrán ayudarte a lograr el objetivo.
Equipos ágiles de proyecto
No todos los proyectos son iguales. Algunos pasos requieren ajustes durante la realización del proyecto para adaptarse al contexto del proyecto. ¿Qué pasa si no es posible anticipar el resultado exacto del proyecto? Acá te explico.
Imagina que tu proyecto es más exploratorio y menos prescriptivo. Sabes que quieres construir una casa, pero no tienes claro cómo ha de lucir, o qué áreas debe tener. Entonces, durante la fase de diseño, puedes armar un equipo enfocado en maximizar el beneficio del diseño.
Entonces, no defines el equipo en función de lo que quieres construir – una casa – sino en función de maximizar el diseño. Dicho esto, podrías armar un equipo «ideador» que puede contemplar a miembros de tu familia, un par de arquitectos con visiones diferentes sobre el diseño y, por qué no, un niño con ideas que, en principio pueden ser descabelladas.
A este modelo de equipo lo llamamos equipo ágil, y se orienta en habilidades complementarias que trabajen en maximizar el valor del resultado – que incluye descubrir el valor.
Estructuración de proyectos de innovación
Si te parece algo extraño, imagina entonces que eres director de un área de innovación o diseño de nuevos productos en una compañía de cosméticos. ¿Quisieras que todos los miembros de tu equipo pensaran similar y tuvieran las mismas ideas? Tal vez, tener a alguien de pensamiento divergente. Es posible que tu labor no sea definir los productos, sino potenciar las discusiones productivas en un equipo de pensamientos diversos.
La forma como estructuras al equipo definirá desde el inicio su potencial para ofrecer ideas nuevas, muy innovadoras o totalmente disruptivas. Es algo importante a considerar en tus pasos para realizar un proyecto.
¿Quiénes son los interesados del proyecto?
Sin complicar mucho la cosa, imagina que las personas que se involucran en un proyecto tienen dos posiciones. Los que se involucran, participan y realizan actividades propias del proceso para alcanzar el objetivo – que llamaríamos normalmente equipo. Y las personas que participan de manera puntual en la toma de algunas decisiones importantes, o como auditores, o fiscalizadores.
Esas personas no aportan directamente a la realización o consecución del objetivo y, muchas veces, requieren más de un esfuerzo comunicativo y político que físico o mental. Este grupo de personas se conocen como «interesados» – traducción no muy exacta de stakeholders.
Herramientas más comunes de la fase inicial
Existe un gran número de instrumentos o artefactos para inciar un proyecto. Esta lista no pretende reemplazar los marcos de referencia o las guías metodológicas, así que te comparto algunas de las más comunes:
- Acta de constitución del proyecto (Project Charter)
- Documento de declaración del alcance (Scope Statement)
- Planes de gestión – son muchos, pero de los más reconocidos, el plan de gestión de interesados y el plan de gestión de riesgos.
- Declaración de equipo (Team Charter) o el Canvas de Equipo.
Luego de completar los pasos iniciales, que alguna literatura «organización y preparación», es momento de trabajar con el equipo en definiciones más específicas y claras que nos permitan, cuanto antes, pasar a la acción.
Paso 4: Desarrollar el plan de trabajo
En este punto tienes claro el objetivo, los recursos y el equipo. Básicamente has respondido a las siguientes preguntas.
- ¿Qué queremos lograr?
- ¿Con qué recursos contamos?
- ¿Quiénes vamos a trabajar para alcanzar el objetivo?
Sin embargo, no siempre es claro que es lo primero que debes hacer. Los pasos para realizar el proyecto contemplan desde luego la estructuración de un plan. Un plan que puede ser tan detallado como estricto, o tan simple y ambiguo como se requiera.
El proceso de planificación es tan complejo y profundo como el proyecto lo requiera. Si tu proyecto es estructurar un paseo para salir a acampar con amigos, no necesitas un gran plan. Si tu proyecto es estructurar la renovación de una ciudad para recuperar la normalidad luego de un desastre por una inundación o un huracán, bueno… entiendes el punto.
Planes detallados, incrementales y adaptativos
De nuevo, la pregunta es qué quieres lograr. Si estás desarrollando un nuevo producto, seguramente quisieras validar primero las hipótesis sobre el producto. Y por lo tanto tu plan no se extienda mucho más allá de esa primera validación. En todo caso, ¿qué sentido tiene planear más allá si el mercado pudiera rechazar tu producto?
Estos planes los llamamos incrementales. Requieren de validaciones tempranas y, por lo tanto, limitan la ejecución de un plan más allá de una entrega. ¿Como cuando quieres conquistar a alguien? Cada siguiente acción dependía de la anterior.
Otros planes requieren más anticipación. A estos les llamamos planes detallados o predictivos. Con base en el conocimiento y la experiencia es posible anticipar o predecir los resultados más probables.
Planifica como un profesional
La planificación es un proceso que tiene tanto de ancho como de alto. Es extenso y tiene incluso, especialidades por industria o sector. Hay expertos en planificación de obras de ingeniería, o construcción de condominios residenciales. Hay expertos en planificación incremental para el desarrollo de productos de software y expertos en planificación adaptativa para proyectos de investigación científica.
Procura siempre validar las mejores prácticas de planificación en tu industria – el sector en el que te desempeñas. Descubrirás que hay un mundo de conocimiento y buenas prácticas que potenciarán tu labor y la de tu equipo.
Temas para considerar durante la planificación de un proyecto
Algunos de los temas a considerar -sin ser todos:
- ¿Qué quieres lograr? – lo llamamos alcance o scope
- ¿Cómo lo quieres lograr? – plan, hoja de ruta (roadmap) o cronograma si es muy detallado.
- ¿Cuánto ha de costar? – presupuesto
- ¿Cuáles son los riesgos de nuestro proyecto, nuestro plan y nuestro equipo?
- ¿Cómo vamos a controlar la calidad de los productos o servicios que desarrollamos en el proyecto? ¿Cómo vamos a asegurar nuestros procesos?
- ¿Cómo gestionaremos al equipo? ¿Cómo gestionaremos a los interesados? ¿Qué requisitos de ley o supervisión debemos cumplir –compliance?
Reflexiones previas antes de iniciar la ejecución
Antes de iniciar la ejecución, recuerda que el plan es tu mejor intento por anticipar las cosas. A veces, y de acuerdo con la naturaleza de lo que intentas lograr, puedes anticipar más o menos detalle.
Sin embargo, los planes son, desde luego, proyecciones y suposiciones. Tu trabajo durante todo el proyecto – todo, sin excepción TODO – será validar siempre que el plan es consecuente con la realidad.
Te contaría con gusto cuántas veces fui consultor de proyectos donde el plan fue un documento que se completó al inicio y nunca más se volvió a revisar o actualizar. Por cosas como esta es que la alta gerencia de las organizaciones no solo desconoce la naturaleza cambiante de algunos planes, también justifica muchas veces su incapacidad para entender, aceptar y aprobar los ajustes necesarios al plan, el presupuesto o el alcance.
Nada más inútil que un plan que solo representa las emociones de los HiPPO y no es un instrumento valioso para el equipo del proyecto.
Paso 5. Ejecutar
Es poco lo que puedo decir de esta fase. La ejecución es, casi en su totalidad, un esfuerzo del equipo del proyecto. Si hablamos de una construcción, ejecutar es construir, si nos referimos al desarrollo de una nueva App móvil, ejecutar es desarrollar y probar programas informáticos. Cuando el contexto es una investigación científica…. bueno, ya tienes la idea.
Lo importante, desde el punto de vista de la dirección del proyecto, es mantener al equipo enfocado, apoyarlos en las discusiones y toma de decisiones para completar el plan y ajustarse a las cosas inesperadas.
Acá, aunque el equipo está en «modo ejecución», tu como coordinador o director, debes estar en modo «seguimiento y control».
Apoyar al equipo en la ejecución y dar seguimiento objetivo al plan
No puedo separar la ejecución del seguimiento, es imposible. Durante muchos años, en mis cursos de dirección de proyectos dejaba siempre esta diapositiva al inicio de mis clases:
Solo podemos controlar aquello que está en ejecución. Solo podemos ejecutar aquello que ha sido planificado.
Alberto Domínguez
Esta frase resume la naturaleza de las fases que hemos visto hasta ahora. Si quieres ejecutar un proyecto y tener algo de control, debes tener un plan y apoyar la ejecución.
Podría escribir un libro completo. Pero este artículo busca ser una introducción con los pasos para realizar un proyecto. Así que por ahora ten presente estas dos cosas importantes de la fase de ejecución.
- Ejecutar y controlar son como una pareja bailando. Cada paso de una persona dispara una reacción – coordinada y sutil – de la otra persona. Esto quiere decir que si en la ejecución sucede algo – planificado o no – el control deberá reflejarlo. Si desde el monitoreo se detecta información o evidencia que pueda afectar nuestro objetivo, la ejecución deberá responder de forma consecuente.
- No ejecutas una vez, no controlas una vez. De nuevo es como un baile. El proceso se repite todo el tiempo hasta que termina la canción – en este caso el proyecto.
Cierre
Hemos llegado al final del proyecto. Las actividades y planes han resultado en alcanzar nuestro objetivo. Claro, es posible que nuestro proyecto termine de forma anticipada por diferentes razones que presentaré más abajo. Sin embargo, hablemos del final feliz.
Cuando hemos alcanzado el objetivo es momento de dar cierre al proyecto. Estas son algunas actividades que pueden contemplar, entre otras cosas:
- Liquidar contratos
- Terminar relaciones con contratistas y aliados
- Entregar los resultados a nuestros clientes
- Celebrar
Celebrar el cierre del proyecto
Todos los pasos para realizar un proyecto son importantes. Sin excepción. Muchas veces no nos detenemos a celebrar lo que hemos conseguido. Mi más grande consejo es, no deje de celebrar cada etapa y cada cierre. No solo es dinero invertido en el proyecto.
Lo único que entregamos las personas a los proyectos que nunca podremos recuperar es el tiempo. Así que, al completar un proyecto, es nuestro tiempo y dedicación el que trajo ese resultado. Y, por lo tanto, celebrar, agradecer y felicitar a quienes lo merecen, es fundamental.
¿Cuál es el papel del director de proyectos?
Los proyectos son únicos e irrepetibles. Los equipos con los que trabajamos son quienes hacen buena o mala la experiencia. Pero son los líderes los que hacen memorables, valiosos y de crecimiento personal y profesional cada proyecto.
Buenos directores liderarán mejores experiencias personales y profesionales para su equipo, y mejores y más estables resultados para las organizaciones para las que trabajan.
Recursos gratuitos para aprender más
Si te interesa entrar en detalle, existen programas especializados en la estructuración de proyectos y algunos recursos gratuitos que serán de utilidad para profundizar.
- Kickoff by PMI
- Disciplined Agile – este es un recurso un poco más avanzado
- ProjectManagement.com
- Gestión de Proyectos de Desarrollo
- Recursos de la Fundación Educativa del PMI
- Introducción a la gestión de proyectos
Cuéntame, cómo ha sido tu experiencia en los proyectos que has tenido la oportunidad de participar. ¿Ha sido buena? ¿Por qué? ¿Ha sido mala? ¿Qué pasos han seguido para realizar los proyectos? ¿He olvidado alguno?
